Chaque année, des entreprises croient produire pour la CNESST une déclaration des salaires correcte. Les chiffres « balancent », tout semble normal. Jusqu’au jour où la CNESST l’observe de plus près.
La déclaration des salaires n’est pas qu’un exercice administratif à réaliser avant le 15 mars. La CNESST figera alors sa lecture de votre entreprise pour 2025, puis l’utilisera pour calculer les cotisations des prochaines années. Si ses données ne reflètent plus votre réalité opérationnelle, l’écart commencera là.
Simplicité n’égale pas toujours conformité
La même logique revient souvent, soit d’agir le plus simplement possible, déclarer comme l’année précédente, regrouper ce qui se ressemble, tant que les montants « ont de l’allure».
Toutefois, les organisations évoluent plus vite que les formulaires. Leurs structures se modifient, les postes changent, les tâches se transforment, les façons de travailler ne sont plus tout à fait comme il y a quelques années. Or, quand la déclaration reste figée, mais que la réalité a évolué, la cotisation cesse de refléter fidèlement l’entreprise. Trop élevée ou trop basse, une cotisation mal alignée fragilise le dossier. Une déclaration solide se mesure à sa capacité à résister à une vérification.
Des nuances qui s’imposent
Prenons un exemple. Paul est responsable de l’équipe de production. Sur papier, il s’agit d’un poste de bureau. Donc, le réflexe sera de déclarer son salaire dans l’unité administrative. Toutefois, Paul se rend sur le plancher, supervise les opérations et intervient lorsqu’un enjeu surgit. Bref, il est exposé à la réalité du terrain.
Dans ces circonstances, son salaire peut-il être déclaré à 100% comme administratif ? Parfois, oui. Parfois, non. Souvent, la réponse est plus nuancée. Ce n’est pas une question d’optimisation, mais de refléter correctement la réalité du poste tel qu’il existait durant l’année de la déclaration, pas celle d’aujourd’hui.
Notons aussi que dans certains domaines, la ligne devient floue.
- Construction : Regrouper les corps de métier pour simplifier paraît logique… jusqu’au jour où la CNESST compare la masse salariale, les activités déclarées et la réalité des chantiers. La simplification cause alors un problème.
- Transport : Des chauffeurs travaillent souvent hors du Québec. On pourrait donc penser que leur activité n’est pas soumise à la juridiction de la CNESST. En fait, tout dépend du rattachement, de l’organisation du travail et du lien réel avec l’employeur québécois.
- Travailleurs autonomes : Une facture avec numéros de taxes est insuffisante. Quand le travailleur est intégré aux opérations, qu’il utilise l’équipement de l’entreprise ou qu’il œuvre sous supervision, la CNESST peut conclure à un lien assimilable à un salarié.
Le maximum annuel assurable représente un autre volet sous-estimé. Pour la plupart des employeurs, il s’applique annuellement par travailleur; la portion excédentaire doit être exclue. Dans certains secteurs, dont la construction, le maximum peut toutefois s’appliquer sur une base hebdomadaire, si les conditions sont respectées.
Vos activités changent ? Informez-en la CNESST
Quand les activités évoluent, l’employeur doit vite en aviser la CNESST. Des délais existent selon la nature du changement. Attendre à la prochaine déclaration annuelle s’avère souvent une erreur. La déclaration entérinera une réalité peut être caduque. La CNESST ne devine pas : elle se fie à ce qui lui est déclaré.
Signaux déclencheurs
Isolément, certaines situations ne constituent pas une faute : dossier d’expérience actif sans salaire déclaré; variations importantes de masse salariale entre les unités de classification; logique de déclaration changeant d’une année à l’autre; activités modifiées sans avis préalable. Ensemble, elles peuvent toutefois semer le doute.
Même si le total « balance » avec les relevés 1, une incohérence ressort vite en analyse.
Certes, il existe des situations d’optimisation. Toutefois, la majorité des dossiers relèvent de la conformité. Corriger une logique héritée, une approximation ou une déclaration ne reflétant plus la réalité, ce n’est pas sexy, mais cela entraîne souvent les impacts les plus durables, côté conformité.
L’aide qui fait la différence
Un inspecteur financier de la CNESST se présente ? Ce n’est pas le moment d’improviser.
La participation de votre conseiller Lussier dès le départ encadrera les échanges et permettra une lecture structurée et cohérente du dossier.
Une déclaration claire et défendable est toujours plus facile à expliquer qu’une approximative. Ainsi, la date limite du 15 mars deviendra une occasion de vérifier si votre déclaration des salaires 2025 reflète vraiment la structure de votre entreprise. Le tout dans l’esprit d’être juste et cohérent, et que vos données soient justifiables.
Regardons ensemble votre déclaration, validons sa conformité, puis structurons de manière adéquate la suite pour les années subséquentes.
Un deuxième regard, au bon moment, élimine souvent des ajustements ultérieurs coûteux. Consultez-nous à financementsst@lussier.co avant de soumettre votre déclaration. C’est toujours mieux que lorsque la CNESST décide d’y regarder de plus près.
Mathieu Carrière
Directeur principal - Avantages sociaux
