Les responsabilités, les devoirs et les obligations des administrateurs et dirigeants sont beaucoup plus importants qu’on pourrait le penser. On croit parfois, à tort, qu’un administrateur peut se soustraire de ses obligations en se cachant derrière le voile corporatif, mais rien n’est plus faux! Toutes les organisations et les personnes qui les dirigent sont exposées à une multitude de risques.
Rôle d’un administrateur et ses obligations
- Tout d’abord, les administrateurs sont responsables de la saine gestion de l’organisme, que ce soit à l’égard de la gestion des fonds, la gestion des employés, la mise en place de politiques et procédures, le respect des lois et encore plus.
- Obligation de prudence et diligence; L’expression « agir en bon père de famille » signifie, en langage juridique, agir de marnière normalement prudente et diligente.
- Respect des obligations de l’organisation; Agir dans le cadre de toutes lois, qu’elles soient municipales, provinciales, fédérales ou internationales.
- Obligation d'honnêteté et de loyauté; Veiller aux intérêts de l’organisation.
- Devoir de fiduciaire; Les administrateurs doivent agir de manière impartiale et mettre les intérêts de la société avant les leurs, autrement dit, ne pas se mettre en situation de conflit d’intérêt.
Qui est couvert sur la police des administrateurs et dirigeants ?
La police couvre les membres du conseil d’administration. Néanmoins, dans la majorité des contrats d’assurance, les membres de la haute direction font également partie de la définition d’assuré, et parfois même les employés ainsi que les bénévoles.
Exemples de réclamations
Parmi les exemples les plus fréquents de réclamation, on retrouve celui de l’allégation de fraude contre un administrateur. Dans cette situation, l’assurance répondrait pour défendre l’administrateur. Toutefois, si le juge détermine que ce dernier est coupable, l’assureur cesserait sa défense.
Un autre exemple fréquent de réclamation est celui lié aux pratiques d’emploi telles que des allégations pour des congédiements injustifiés, d’harcèlement psychologique ou encore d’harcèlement sexuel.
La responsabilité personnelle d’un administrateur et dirigeant
Il est important de savoir que la responsabilité personnelle d’un administrateur peut être mise en jeu. Ce n’est pas parce qu’on agit au nom de l’organisme qu’on est exempt de responsabilité personnelle.
Le Code civil du Québec établit qu’on ne peut pas se cacher derrière l’organisme pour éviter sa responsabilité personnelle. Par exemple : pour masquer une fraude, pour commettre un abus de droit ou pour contrevenir à une règle d’ordre public.
De plus, un administrateur peut être tenu personnellement responsable en vertu de plusieurs lois qui lui imposent des responsabilités statutaires. Par exemple : les administrateurs sont conjointement responsables de prévoir six mois de salaire et douze mois de paie de vacances dans le cas d’une faillite de l’organisme. Croire que les organismes à but non lucratif ne peuvent pas faire faillite est un mythe. Oui, elle le peuvent!
Ainsi, en cas de litige et en l’absence d’une police d’assurance pour vous défendre, un administrateur pourrait se retrouver à puiser à mêmes ses économies, ses REER et devrait potentiellement vendre certains actifs pour se défendre et régler le montant d’une réclamation.
Qui peut poursuivre les administrateurs et dirigeants ?
- N’importe qui;
- Le gouvernement dans le cas où il y aurait des retenues à la source non payées ou des impôts non payés;
- Un employé alléguant un congédiement injustifié;
- Un employé ou bénévole alléguant un harcèlement sexuel ou psychologique;
- Les membres alléguant une mauvaise représentation ou mauvaise gestion;
- Un fournisseur alléguant que l’organisme était de mauvaise foi au terme d’un contrat.
Pourquoi se procurer une assurance des administrateurs et dirigeants ?
- Une dépense en frais de défense ou en dommages-intérêts pourrait influencer la rentabilité et impacter la capacité de l’organisme à mener à bien sa mission;
- Attirer des administrateurs de qualité et les conserver;
- Avoir accès aux experts (avocats spécialisés);
- Payer les frais de défense pour des poursuites ou d’allégations non fondées.
En moyenne, le coût d’un sinistre des administrateurs et dirigeants est de 45 000$. Un sinistre sur dix dépasse 100 000 $. Pourquoi mettre en jeu votre patrimoine personnel ou les actifs de votre entreprise ou organisme quand vous pouvez vous protéger avec une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants ?
Quels sont les documents nécessaires pour obtenir une soumission ?
- États financiers les plus récents, vérifiés si possible;
- Proposition d’assurance complétée et signée;
- Liste des administrateurs et dirigeants;
- Organigramme (comprenant l’ensemble des filiales s’il y a lieu).
L’admissibilité de toute réclamation est sujette aux termes et conditions de la police d’assurance. Seule la police d’assurance régit les modalités, les conditions et les exclusions de la couverture.
